POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

AMC TRADING SA — Genève, Suisse

1. Préambule et engagement

AMC TRADING SA accorde une importance fondamentale à la protection des données personnelles de ses clients, prospects, partenaires commerciaux et visiteurs (ci-après « vous » ou la « Personne concernée »). La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objet de vous informer, de manière transparente, sur les traitements de données personnelles mis en œuvre par AMC TRADING SA dans le cadre de ses activités commerciales.

La présente Politique est établie en conformité avec :

•         la Loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD), entrée en vigueur le 1er septembre 2023, ainsi que son ordonnance d'exécution (OPDo) ;

•         le Règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (RGPD — Règlement UE 2016/679), pour les Personnes concernées domiciliées dans l'Espace économique européen ;

•         toute disposition légale ou réglementaire applicable en matière de protection des données.

2. Identité du responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles au sens de la nLPD et du RGPD est :

AMC TRADING SA

Société anonyme de droit suisse

Siège social : rue du Mont-Blanc 3, 1201 Genève (Suisse)

Numéro IDE : CHE-223.014.592

Inscrite au registre du commerce du canton de Genève

Adresse de contact pour toute question relative à la protection des données : info@amctrading.ch

AMC TRADING SA n'a pas désigné de Délégué à la protection des données (DPO), cette désignation n'étant pas obligatoire compte tenu de la nature et du volume de ses traitements. Toutes les questions relatives à la protection des données peuvent néanmoins être adressées à l'adresse info@amctrading.ch avec la mention « Protection des données » en objet.

3. Catégories de Personnes concernées

La présente Politique s'applique aux catégories suivantes de Personnes concernées :

•         les visiteurs du site internet www.amctrading.ch ;

•         les clients particuliers (B2C) effectuant des achats en boutique, en ligne ou par courriel ;

•         les clients professionnels et revendeurs (B2B), incluant les acheteurs internationaux et les partenaires d'export (notamment vers l'Asie) ;

•         les prospects ayant manifesté un intérêt pour les produits ou services d'AMC TRADING SA ;

•         les destinataires de communications commerciales (newsletter).

4. Données collectées

4.1 Données collectées auprès des clients particuliers (B2C)

Dans le cadre de ses activités de vente B2C, AMC TRADING SA collecte les données suivantes :

4.2 Données collectées auprès des clients professionnels (B2B)

Dans le cadre des relations B2B et avec les revendeurs (incluant l'export vers l'Asie), AMC TRADING SA collecte en outre :

4.3 Données collectées via le site internet

Le site www.amctrading.ch collecte automatiquement, lors de votre navigation, des données techniques (adresse IP, type de terminal, navigateur, pages consultées, durée de visite) via les cookies et traceurs décrits dans notre Politique de cookies disponible séparément.

4.4 Données sensibles

AMC TRADING SA ne collecte aucune donnée sensible au sens de l'article 5 let. c nLPD ou de l'article 9 RGPD (origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, données de santé, orientation sexuelle, données biométriques ou génétiques).

La date de naissance est uniquement collectée aux fins de vérification de la majorité (18 ans révolus), obligation légale imposée par la Loi fédérale sur les produits du tabac (LPTab) et par les dispositions cantonales relatives à la vente d'alcool.

5. Finalités et bases légales des traitements

Vos données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

5.1 Gestion de la relation commerciale et exécution des commandes

•         Création et gestion de votre compte client ;

•         Traitement, suivi et livraison des commandes ;

•         Facturation, encaissement et gestion des éventuels impayés ;

•         Service après-vente, garantie et gestion des retours ;

•         Gestion des relations B2B et négociations commerciales avec les revendeurs.

Base légale : exécution du contrat de vente (art. 31 al. 1 nLPD ; art. 6.1.b RGPD).

5.2 Vérification de la majorité et conformité réglementaire

•         Vérification que vous êtes âgé de 18 ans révolus avant toute vente de tabac ou d'alcool ;

•         Conformité aux obligations de la LPTab et de l'OPTab ;

•         Établissement et conservation des documents douaniers et de traçabilité pour l'export.

Base légale : obligation légale (art. 31 al. 1 nLPD ; art. 6.1.c RGPD).

5.3 Obligations comptables, fiscales et anti-blanchiment

•         Conservation des factures et documents comptables pendant 10 ans (art. 958f CO) ;

•         Déclarations fiscales et de TVA suisses ;

•         Vigilance anti-blanchiment pour les transactions importantes.

Base légale : obligation légale (art. 31 al. 1 nLPD ; art. 6.1.c RGPD).

5.4 Communications commerciales et marketing

•         Envoi de newsletters et offres promotionnelles ;

•         Information sur les nouveautés produits, événements en boutique et soirées de dégustation ;

•         Personnalisation des communications selon vos préférences.

Base légale : votre consentement (art. 6 al. 6 nLPD ; art. 6.1.a RGPD), librement révocable à tout moment. Pour les clients existants, intérêt légitime à promouvoir des produits similaires (art. 31 al. 2 let. b nLPD ; art. 6.1.f RGPD), avec faculté d'opposition.

5.5 Amélioration des services et statistiques

•         Mesure d'audience du site internet (anonymisée ou agrégée) ;

•         Analyse des comportements d'achat à des fins statistiques ;

•         Amélioration de l'expérience utilisateur et de l'offre produits.

Base légale : intérêt légitime d'AMC TRADING SA à améliorer ses services (art. 31 al. 2 let. b nLPD ; art. 6.1.f RGPD) ; consentement pour les cookies non essentiels.

5.6 Sécurité et prévention de la fraude

•         Sécurisation des transactions et du site internet ;

•         Détection et prévention des fraudes au paiement et des usurpations d'identité ;

•         Gestion des litiges et défense des intérêts légitimes d'AMC TRADING SA.

Base légale : intérêt légitime (art. 31 al. 2 let. b nLPD ; art. 6.1.f RGPD).

6. Destinataires des données

Vos données personnelles peuvent être communiquées aux catégories suivantes de destinataires, dans la stricte mesure nécessaire :

6.1 Personnel interne d'AMC TRADING SA

Les collaborateurs habilités d'AMC TRADING SA, soumis à une obligation de confidentialité, dans la mesure strictement nécessaire à l'exercice de leurs fonctions (gestion commerciale, comptabilité, service client, logistique).

6.2 Sous-traitants et prestataires

AMC TRADING SA fait appel à des prestataires externes agissant en qualité de sous-traitants, lesquels sont liés par des accords contractuels conformes à l'article 9 nLPD et à l'article 28 RGPD :

•         hébergeur du site internet et prestataires informatiques ;

•         prestataire de paiement sécurisé (Planet Payment) ;

•         transporteurs et logisticiens (livraison des commandes) ;

•         plateforme d'envoi de newsletters ;

•         prestataires d'analyse d'audience (Google Analytics et assimilés).

6.3 Tiers et autorités

•         Autorités fiscales et douanières suisses et étrangères, dans le cadre des obligations légales ;

•         Comptable externe et expert-réviseur ;

•         Avocats, conseils et auxiliaires de justice en cas de litige ;

•         Autorités judiciaires ou administratives sur demande légalement fondée.

AMC TRADING SA ne vend, ne loue, ni ne cède vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

7. Transferts de données hors de Suisse et de l'UE

Certains traitements peuvent impliquer un transfert de données hors de Suisse ou hors de l'Union européenne, notamment :

•         vers les États-Unis pour certains outils techniques (analyse d'audience, hébergement de services tiers) ;

•         vers l'Asie (Hong-Kong, Macao notamment) dans le cadre des relations B2B avec les revendeurs et exportateurs.

Ces transferts sont encadrés par les garanties suivantes :

•         vers les pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat par le Conseil fédéral suisse ou la Commission européenne : transfert libre ;

•         vers les autres pays : Clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne, Data Privacy Framework (DPF) UE-États-Unis pour les prestataires certifiés, ou consentement explicite de la Personne concernée ;

•         le cas échéant, mesures techniques complémentaires (chiffrement, pseudonymisation).

Vous pouvez obtenir copie des garanties applicables sur simple demande à info@amctrading.ch.

8. Durée de conservation

AMC TRADING SA conserve vos données pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

À l'expiration de ces durées, vos données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible. Les données conservées au titre d'obligations légales (notamment comptables) sont archivées avec un accès restreint.

9. Sécurité des données

AMC TRADING SA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité de vos données personnelles, conformément à l'article 8 nLPD et à l'article 32 RGPD :

•         chiffrement des transmissions (HTTPS/TLS) sur le site internet ;

•         chiffrement des données de paiement via le prestataire Planet Payment ;

•         contrôle d'accès strict aux données par habilitation interne ;

•         sauvegardes régulières et procédures de restauration ;

•         sensibilisation et formation du personnel à la protection des données ;

•         clauses contractuelles de confidentialité avec tous les sous-traitants.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, AMC TRADING SA s'engage à notifier l'incident au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), à l'autorité européenne compétente le cas échéant, et à informer les Personnes concernées dans les conditions prévues par la nLPD et le RGPD.

10. Vos droits

Conformément à la nLPD et au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

10.1 Droit d'accès

Vous pouvez obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées et, le cas échéant, en obtenir copie ainsi que les informations relatives au traitement.

10.2 Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou la complétion de données incomplètes vous concernant.

10.3 Droit d'effacement (« droit à l'oubli »)

Vous pouvez demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi, notamment lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou lorsque vous retirez votre consentement.

10.4 Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander la suspension du traitement de vos données dans certains cas, notamment lorsque vous contestez leur exactitude ou lorsque vous vous opposez à un traitement.

10.5 Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer, à tout moment et sans avoir à motiver votre demande, à l'utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale. Pour les autres finalités fondées sur l'intérêt légitime, vous pouvez vous opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière.

10.6 Droit à la portabilité

Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable du traitement, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou l'exécution du contrat.

10.7 Droit de retirer le consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que ce retrait ne porte atteinte à la licéité du traitement effectué antérieurement.

10.8 Droit de définir des directives post-mortem

Vous pouvez définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

10.9 Modalités d'exercice des droits

Pour exercer ces droits, adressez votre demande par courriel à info@amctrading.ch avec la mention « Protection des données » en objet, ou par courrier postal au siège social. Une copie d'une pièce d'identité pourra vous être demandée afin de vérifier votre identité.

AMC TRADING SA s'engage à répondre à votre demande dans un délai maximal de 30 jours à compter de sa réception, prorogeable de deux mois en cas de demande complexe. L'exercice de vos droits est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive.

11. Réclamation auprès d'une autorité de contrôle

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation de la législation applicable, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente :

En Suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne — www.edoeb.admin.ch.

Dans l'Union européenne : autorité de contrôle de l'État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation alléguée.

Nous vous invitons toutefois à nous contacter en premier lieu afin que nous puissions répondre directement à vos préoccupations.

12. Profilage et décision automatisée

AMC TRADING SA ne procède à aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant significativement les Personnes concernées au sens de l'article 21 nLPD et de l'article 22 RGPD.

Les éventuelles activités de personnalisation de l'offre commerciale ne reposent que sur des règles simples et ne constituent pas un profilage à haut risque.

13. Cookies et traceurs

L'utilisation des cookies et traceurs sur le site www.amctrading.ch est régie par notre Politique de cookies, disponible séparément sur le site et faisant partie intégrante du dispositif d'information sur la protection des données.

14. Modifications de la présente Politique

AMC TRADING SA se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment, notamment pour tenir compte d'évolutions législatives, jurisprudentielles, techniques ou commerciales. La version en vigueur est en permanence accessible sur le site internet, avec mention de la date de dernière mise à jour.

En cas de modification substantielle, AMC TRADING SA en informera les Personnes concernées par tout moyen approprié (notification par courriel, bandeau sur le site, etc.).

15. Contact

Pour toute question, demande ou réclamation relative à la présente Politique ou au traitement de vos données personnelles :

•         par courriel : info@amctrading.ch (objet : « Protection des données ») ;

•         par courrier postal : AMC TRADING SA, rue du Mont-Blanc 3, 1201 Genève, Suisse.